Før, under og etter møtet
Lage oppgaver på saker og beslutninger
Du kan opprette oppgaver knyttet til både møtesaker og beslutninger. For eksempel: Sak: Innkjøp av blyanter 2024 Oppgave på sak: Kravspek blyanter Oppgave på sak: Innhente tilbud Oppgave på sak: Lage presentasjon av tilbud Beslutning på sak: Styret vedtar innkjøp av blyanter fra Blyantfabrikken Oppgave på beslutning: Kjøpe inn 10 000 blyanter fra Blyantfabrikken Oppgaver kan dermed brukes både til forberedelse av møtesaker,Få leserePublisering av møter og protokoller
Det kan være ønskelig å ha kontroll på hvem som har tilgang til møte- og protokollinnhold mens de er under utarbeidelse. For å gi administrator denne kontrollen, og gjøre det enkelt å kommunisere til styret når de kan lese informasjonen, har Styreplan to innsynstatuser: Ikke publisert: Gruppemedlemmer med utvidede rettigheter har tilgang til informasjonen. Utvidede rettigheter betyr at du enten er administrator eller at du er registrert med *Tilgang til ikke-publFå lesereKopiere en sak til et annet møte
Kopiering av en sak til ett eller flere møter og grupper.Få lesereMøtehjelperen
I alle møter i Styreplan ligger Møtehjelperen, som har to kjernefunksjoner. Den viser deg hva du har gjort, hva du har begynt å gjøre, og enda ikke har gjort for det aktuelle møtet. Den lenker deg direkte til de forskjellige stegene i møteprosessen. Funksjoner i Møtehjelperen Viser frem neste naturlige steg i prosessen for dette møtet Inneholder listevisning av alle stegene i møteprosessen Tydelig fremstillingFå lesereInterne lenker
I Styreplan kan du i dine tekster henvise til andre saker, saksdokumenter, biblioteksdokumenter, beslutninger og oppgaver som er registrert i Styreplan. Dette gjøres ved å sette inn en intern lenke. Gruppemedlemmene kan klikke på lenken du legger inn, og sendes til saken, dokumentet, beslutningen eller oppgaven du refererer til. I eksempelet under viser vi hvordan det gjøres i saksbeskrivelsen. Hvordan lage lenke i en sak til en annen sak og et dokument youtubeNoen lesere
Før møtet
Endre rekkefølge på saker
Rekkefølgen på sakene i et møte redigeres med dra-og-slipp-funksjonalitet. Saksnumrene oppdateres selvfølgelig automatisk! Hvordan endre saksrekkefølge Gå inn på det aktuelle møtet Klikk og hold på saken du vil flytte Dra saken dit du ønsker, og slipp Klikk LAGRE NY SAKSREKKEFØLGENoen lesereLage et møte
Møter - enten det er styremøter, generalforsamlinger, møter i leder- og prosjektgrupper, utvalg eller komitéer - er kjernen i Styreplan. Og uansett hva slags møte det er snakk om, er prosessen lik og like enkel. Hvordan opprette et møte Klikk på Nytt møte øverst til høyre, eller i riktig måned i årsplanen Gå gjennom de fire stegene Møtedetaljer: Legg inn generell informasjon om møtet - gruppeFå lesereFlytte en sak til et annet møte
Du kan flytte en sak til et annet møte i samme gruppe. Forutsetning: Du vil kun få lov til å velge blant møter som ikke er avholdt. Slik flytter du saker til andre møter Klikk deg inn på saken som skal flyttes Klikk på menyen ute til høyre for saksnavnet (tre prikker) Velg Flytt Klikk i feltet Velg møte Velg møte og klikk FLYTTFå lesereEndre deltakere i møtet
Standard planlagte deltakere hentes fra gruppens møtemal. For endring av møtemal se her. Under planlegging/forberedelse av det enkelte møtet kan planlagte deltakere redigeres. Hvordan redigere eksisterende gruppemedlemmers deltakelse Klikk på blyanten ute til høyre på raden med møtenummer og møtenavn Klikk inne i feltet med delFå lesereLaste opp saksdokumenter og biblioteksdokumenter
Du kan laste opp vedlegg/dokumenter i alle møtesaker. For opplasting av dokumenter til Biblioteket, se film nederst på siden. Husk at alle dokumenter du laster opp i Styreplan, kan sendes til elektronisk signering. Hvordan laste opp et dokument på en sak frame (https://www.youtuFå lesereLegge inn pause i møte
Gode møter krever god planlegging: Rekkefølge, sakstype, saksansvar, starttidspunkt og varighet er gode ingredienser. Og så må man ha pauser også! I Styreplan kan du opprette pauser i dine møter. Pausene påvirker ikke saksnummereringen. Legg til en pause Når du er inne på møtet, gå nederst i sakslisten I feltet Tittel på ny sak, skriv inn hva slags pause (kaffe, lunsj, benstrekk,...) Velg saksFå lesereLage avstemninger
Du kan opprette en eller flere avstemninger på saker i møter, hvis du ønsker å gjennomføre avstemningene elektronisk. Hvordan opprette en avstemning Gå inn på saken i møtet Klikk på Ny avstemning-boblen, eller velg Ny avstemning i sakens meny Fyll inn info om avstemningen - tittel, beskrivelse, svaralternativer Klikk på LAGRE Gå til arkfane AVSTEMNING for å administrere dette møFå lesereSende melding til møtedeltakere
Du kan sende ut varslinger til deltakere på et møte via møtets hovedmeny. Praktisk hvis du vil gi beskjed om at du har lastet opp nye saksdokumenter! Slik sender du melding til møtedeltakerne Gå til møtet og åpne møtemenyen Velg Send melding til deltakere Skriv din beskjed, og huk av for de du vil skal motta meldingen Trykk Send De du har valgt å sende til får en e-post som inneholderFå lesereFlerdagsmøter / samlinger
Styreplan inneholder en funksjon for flerdagsmøter, ofte brukt i forbindelse med strategisamlinger. Et flerdagsmøte lar deg sette opp dagsvis agenda, og gir gruppemedlemmene oversikt over hva som behandles når. Hvordan lage et flerdagsmøte Velg Nytt møte som vanlig I første steg, huk av for Flerdags Sett start- og sluttdato og tidspunkter Lag resten av møtet som vanlig, og *Opprett møteFå lesereÅ bruke Biblioteksdokument som Saksdokument
I noen tilfeller kan det være ønskelig å bruke et dokument som er arkivert i gruppens Bibliotek, som Saksdokument. I Styreplan er det en egen funksjon for å hente et Biblioteksdokument inn som et dokument i en konkret sak. Legg Biblioteksdokument inn på møtesak Gå til den aktuelle saken I bobla nederst på saken eller i saksmenyen, velg Nytt dokument Velg Biblioteksdokument Klikk degFå lesereAvlyse / slette et møte
Blir et møte avlyst kan du enkelt slette det fra møtemenyen. Da går det ut varsling (e-post/Styreplan-app) til alle møtedeltakere om at møtet er avlyst. Hvis du ikke ønsker å *slette *møtet, men heller vil *flytte *det, bruk blyanten til venstre for møtemenyen og endre datoen. Da sendes det oppdaterte innkallinger til møtedeltakerne. Slik sletter du et møte Gå inn på møtet du skal slette ÅpnFå lesere
Under møtet
Fullskjerm-modus i møtet
Det er effektivt å presentere saksliste og dokumentasjon på storskjerm. Styreplan har en egen presentasjonsmodus. Presentasjonsmodus "skreller vekk" en god del av innholdet i skjermbildet slik at det blir enklere å fokusere. Gå til møtet Klikk på bildet av en skjerm øverst til høyre i skjermbildet Merk at tidslinjen over sakslitsen fylles ut etterhvert som møtet skrider frem. Det kan bidra til å sikre fremdrift og at tid overPopulærSkriv protokoll fortløpende
Du kan velge å skrive protokollen fortløpende under møtet. Det er ofte en fordel når saken/beslutningen er krevende og/eller krever konsensus. Protokollteksten vil da vises på skjermen og sikre enighet om formulering. Klikk deg inn på den aktuelle saken Klikk på menyikonet Velg Rediger referat Du kan velge Lim inn saksbeskrivelse for å hente saksteksten som er utarbeidet på fFå lesere