Question 1

Fullskjerm-modus i møtet

Accepted Answer

Det er effektivt å presentere saksliste og dokumentasjon på storskjerm. Styreplan har en egen presentasjonsmodus. Presentasjonsmodus "skreller vekk" en god del av innholdet i skjermbildet slik at det blir enklere å fokusere.

${frame}

Gå til møtet
Klikk på bildet av en skjerm øverst til høyre i skjermbildet
Merk at tidslinjen over sakslitsen fylles ut etterhvert som møtet skrider frem. Det kan bidra til å sikre fremdrift og at tid overholdes.
Klikk inn på saken som skal behandles
Dokumenter kan vises enten inne i saken, eller i en egen arkfane
Du kan velge om du vil vise eventuelle annotasjoner/merknader ved å klikke på ikoner

|| Tips til administrator: Skriv protokollen for hver sak i presentasjonsmodus underveis i møtet! Styret får se hva du skriver og kan komme med innspill umiddelbart, så slipper dere å bruke tid på protokollen etter styremøtet.

Question 2

Lage nye grupper

Accepted Answer

Styreplan brukes av styrer, generalforsamlinger, leder- og prosjektgrupper, komitéer og utvalg i alle typer organisasjoner.

Du kan registrere flere grupper i Styreplan, enten som gruppe i en eksisterende avtale eller i en ny avtale
Med "avtale" menes her kontraktspart; foretaket som formelt inngår avtale med Styreplan AS (fakturamottaker)
Hvilken avtale gruppen skal tilhøre (eksisterende eller ny) velger du helt til slutt i "lag ny gruppe"-prosessen

Hvordan opprette en ny gruppe

${frame}

Gå til Grupper i hovedmenyen
I boksen Ny gruppe, skriv inn navn på ny gruppe (Styret, Aksjonærgruppen, e.l.)
Velg møtemal
Fyll ut resten av feltene i boksen, last opp logo og velg fargetema for gruppen hvis du ønsker (vises i årsplan/årshjul og i systemgenererte dokumenter)
Velg hvilken avtale gruppen skal tilhøre: a. Velg eksisterende avtale: gruppen vil inngå i avtalen du velger, og valgt kontraktspart vil faktureres etter eksisterende avtale. Et felt for Organisasjonsnavn blir synlig og kan redigeres. For eksempel kan avtalepart være et morselskap, og du å ønsker opprette gruppe for et datterselskap. Da legger du inn navnet på datterselskapet her. b. Opprett ny avtale: Ny kontraktspart, som vil faktureres samtlige brukere i ny gruppe
Kontrollér at setningen som vises i det blå feltet over Lagreknappen er logisk (f.eks. Komitémøte i Valgkomitéen i Styreplan AS)
Klikk på

Question 3

Styreevaluering

Accepted Answer

|| For administrator

Styreplan inneholder en funksjon for evaluering av styret / gruppen; styreevaluering eller styrets egenevaluering. Evaluering gjennomføres normalt årlig av styrer, men kan gjennomføres så ofte man ønsker i Styreplan.

Hovedtrekkene i en evalueringsprosess, eller spørreundersøkelse, er som følger:

Opprett en undersøkelse - gi den et navn og velg hvilket standard skjema som skal benyttes.
Velg hvilke gruppemedlemmer som skal besvare undersøkelsen
Velg om du vil starte undersøkelsen øyeblikkelig eller vente til senere
Når du velger å "starte" undersøkelsen velger du samtidig undersøkelsens varighet og hvorvidt det skal sendes melding til respondentene
Alle aktive/pågående undersøkelser er synlig og tilgjengelig via årsplan-skjermbildet (Hjem)
Når spørreundersøkelsen avsluttes sendes en melding til respondentene
Resultatet av undersøkelsen fremkommer på skjermen og i en pdf-rapport som genereres automatisk
Pdf-rapporten kan hentes direkte til en Sak i et møte

| Merk at du som administrator når som helst kan avslutte/avbryte/pause undersøkelsen, for deretter å åpne på nytt om ønskelig.

${youtube}Opprett styreevaluering / undersøkelse

Klikk på Gruppeikon i hovedmenyen
Velg gruppe (klikk Vis detaljer)
Klikk arkfane EVALUERINGER
Klikk "opprett en ny spørreundersøkelse"
Skriv inn tittel/navn på din undersøkelse
Velg hvilket spørreskjema du vil benytte
Klikk Neste
Velg om du vil star

Question 4

Hvor finner jeg aksjeeierboken?

Accepted Answer

| Dersom du ikke finner modulen, kontakt oss på post@styreplan.no.

I Styreplan kan du opprette og redigere en aksjeeierbok knyttet til gruppen for Generalforsamlinger (aksjonærgruppen, eiergruppen). Aksjeeierboken kan deretter brukes i forbindelse med generalforsamlinger i aksjeselskaper.

Det er to grunner til at aksjeeierboken er integrert i Styreplan:

Aksjeloven § 4-5 sier at styret skal "…uten opphold sørge for at det opprettes en aksjeeierbok for selskapet. Aksjeeierboken skal føres på betryggende måte og kan føres elektronisk. …". Aksjeeierboken er med andre ord styrets ansvar og det er derfor naturlig at den håndteres i Styreplan.
Det er en direkte kobling mellom aksjeeierboken og gjennomføring av generalforsamlinger. Det er styrets ansvar å kalle inn til generalforsamlinger ( aksjeloven § 5-9) og innkalling skal sendes til alle aksjonærer ( aksjeloven § 5-10). En oppdatert aksjeeierbok i Styreplan kvalitetssikrer prosessen.

Gjør følgende for å se om aksjeeierboken er tilgjengelig pr i dag:

${frame}

Klikk på Grupper i hovedmenyen
Finn den aktuelle gruppen og klikk Vis detaljer
Dersom arkfanen Aksjeierbok er synlig er modulen tilgjengelig. Dersom arkfanen ikke vise

Question 5

Redigere møtemal

Accepted Answer

|| For administrator

Når du oppretter en ny gruppe (et styre, en aksjonærgruppe, en ledergruppe, et utvalg, o.s.v.), kan du velge å bruke en av Styreplans standardmaler, eller lagre gruppen uten mal for ev. å utvikle din egen. Uansett hva du velger kan du i ettertid redigere møtemalen for å tilpasse den til egen virksomhet eller oppdatere innhold.

| Merk at møtemalen vil gjelde for møter som registreres etter at endringen er gjort. Eksisterende møter vil ikke bli påvirket av endringer i malen.

Hvordan redigere møtemalen

${frame}

I hovedmenyen, klikk på Grupper
Velg gruppen det gjelder
Klikk VIS DETALJER på gruppen
Velg arkfanen MØTEMAL
Klikk på meny-ikon og velg Rediger møtemal (eller klikk på blyanten)
Rediger

Standard starttidspunkt og varighet
Standard møtested (NB: her kan du kopiere inn møtelenke til Teams eller Google Meet: Samme lenke kan gjenbrukes uten begrensning)
Standard behandlingsmåte (f.eks Teams, Google Meet, eller Fysisk møte)
Hvem som vanligvis skal delta
Hvem som vanligvis skal signere
Hvorvidt møteinnhold/møteprotokoll skal være publisert som standard
Endringer/tillegg på hver enkelt sak
Legg til nye malsaker

Husk å LAGRE MØTEMAL underveis og til slutt!

| HUSK: Alt innhold i et registrert møte som er basert på møtemalen kan redigeres.

Question 6

Definere innhold i PDF (Agenda, Oppgaverapport og Møtedokument)

Accepted Answer

|| For administrator

Styreplan genererer automatisk PDF-versjoner av Møtedokument, Agenda, Protokoll, Oppgaverapport, Saksdokument (for en konkret sak). Du kan styre hva som skal inkluderes i følgende systemgenererte PDF-versjoner: Agenda, Oppgaverapport og Møtedokument.

Endre innhold i Agenda-PDF

Velg om du vil ha med Saksbeskrivelse og/eller Beslutningsforslag og/eller Planlagte deltakere i Agenda-PDF

${frame}

Klikk deg inn på saken som inneholder Agenda-PDF-dokumentet
Klikk på menyen (tre prikker) nederst til høyre på dokumentikonet
Klikk på Velg dokumentinnhold
Velg hva du vil inkludere i PDF-dokumentet (Saksbeskrivelser, Beslutningsforslag, Planlagte deltakere)
Klikk Lagre

Merk at du kan når som helst endre på dine innstillinger.

Endre innhold Oppgaverapport-PDF

Velg om du vil ha med status på Frittstående oppgaver og/eller Oppgaver knyttet til saker og/eller Oppgaver knyttet til beslutninger

Se film under Agenda-PDF over.

Klikk deg inn på saken som inneholder Oppgave-PDF-dokumentet
Klikk på menyen (tre prikker) nederst til høyre på dokumentikonet
Klikk på Velg dokumentinnhold
Velg hva du vil inkludere i PDF-dokumentet (Frittstående oppgaver, Oppgaver knyttet til saker, Oppgaver knyttet til beslutninger)
Klikk Lagre

Merk at du når som helst kan endre på dine innstillinger.

Endre innhold i Møtedokument-PDF

Velg om du vil ha med

Ofte leste artikler

Se alle kategorier