Før, under, og etter møtet

• Publisering av møter og protokoller

  Det kan være ønskelig å ha kontroll på hvem som har tilgang til møte- og protokollinnhold mens de er under utarbeidelse. For å gi administrator denne kontrollen og gjøre det enkelt å kommunisere til styret når de kan lese informasjonen har Styreplan to innsynstatuser: Ikke publisert: Gruppemedlemmer med utvidede rettigheter har tilgang til informasjonen. Utvidede rettigheter betyr at du enten er administrator eller at du er registrert med "Tilgang til ikke-publisFå lesere

• Møtehjelperen

  I alle møter i Styreplan ligger det Møtehjelperen, som har to kjernefunksjoner. Den viser deg hva du har gjort, hva du har begynt å gjøre, og enda ikke har gjort for det aktuelle møtet, og den lenker direkte til de forskjellige stegene i møteprosessen. Funksjoner i Møtehjelperen Viser frem neste naturlige steg i prosessen for dette møtet Inneholder listevisning av alle stegene i møteprosessen Tydelig fremstilling av hva du har gjort, hFå lesere

• Sende saksdokumenter og biblioteksdokumenter til signering

  Her viser vi hvordan et saksdokument sendes til signering, men prosessen er lik for biblioteksdokumenter. Hvordan sende et saksdokument til signering Gå til saksdokumentet du vil ha signert Klikk på dokumentets meny Klikk på Send til signering Velg hvilke gruppemedlemmer som skal signere dokumentet Velg hvilke signaturmetoder du vil la dine signatarer signere med - *vi anbefaler Avansert eleFå lesere

• Lage oppgaver på saker og beslutninger

  Du kan opprette oppgaver knyttet til både møtesaker og beslutninger. For eksempel: Sak: Innkjøp av blyanter 2024 Oppgave på sak: Kravspek blyanter Oppgave på sak: Innhente tilbud Oppgave på sak: Lage presentasjon av tilbud Beslutning på sak: Styret vedtar innkjøp av blyanter fra Blyantfabrikken Oppgave på beslutning: Kjøpe inn 10000 blyanter fra Blyantfabrikken Oppgaver kan dermed brukes både til forberedelse av møtesaker, og til oppfølgingen aFå lesere

Før møtet

• Flerdagsmøter / samlinger

  Styreplan inneholder en funksjon for flerdagsmøter, ofte brukt i forbindelse med strategisamlinger. Et flerdagsmøte lar deg sette opp dagsvis agenda, og gir gruppemedlemmene oversikt over hva som behandles når. Hvordan lage et flerdagsmøte Velg Nytt møte som vanlig I første steg, huk av for Flerdags Sett start- og sluttdato og tidspunkter Lag resten av møtet som vanlig, og Opprett møte Dra-ogFå lesere

• Lage et møte

  Møter - enten det er styremøter, generalforsamlinger, møter i leder- og prosjektgrupper, utvalg eller komitéer - er kjernen i Styreplan. Og uansett hva slags møte det er snakk om, er prosessen lik og like enkel. Hvordan opprette et møte Klikk på Nytt møte øverst til høyre, eller i riktig måned i årsplanen Gå gjennom de fire stegene Møtedetaljer: Her legger du inn generell informasjon om møtet - gruppe, tidspuNoen lesere

• Endre deltakere i møtet

  Standard planlagte deltakere hentes fra gruppens møtemal. For endring av møtemal se her. Under planlegging/forberedelse av det enkelte møtet kan planlagte deltakere redigeres. Hvordan redigere eksisterende gruppemedlemmers deltakelse Klikk på blyant-ikonet ute til høyre på raden med møtenummer og møtenavn Klikk inne i feltet med deltakere Huk av/på for gruppemedlFå lesere

• Endre rekkefølge på saker

  Saksrekkefølge kan endres raskt og enkeltFå lesere

• Legge inn pause i møte

  Gode møter krever god planlegging: Rekkefølge, sakstype, saksansvar, starttidspunkt og varighet er gode ingredienser. ... og så må man ha pauser også! I Styreplan kan du opprette pauser i dine møter. Pausene påvirker ikke saksnummereringen. Legg til en pause Når du er inne på møtet, gå nederst i sakslisten I feltet Tittel på ny sak, skriv inn hva slags pause (kaffe, lunsj, benstrekk,...) Velg sakstype *Få lesere

• Laste opp saksdokumenter og biblioteksdokumenter

  Du kan laste opp vedlegg/dokumenter i alle møtesaker. For opplasting av dokumenter til Biblioteket, se film nederst på siden. Husk at alle dokumenter du laster opp i Styreplan, kan sendes til elektronisk signering slik. Hvordan laste opp et dokument på en sak Gå til saken der du vil laste opp vedlegget 2a.Noen lesere

• Å bruke Biblioteksdokument som Saksdokument

  I noen tilfeller kan det være ønskelig å bruke et dokument som er arkivert i gruppens Bibliotek, som Saksdokument. I Styreplan er det en egen funksjon for å hente et Biblioteksdokument inn som et dokument i en konkret sak. Du vet at det ligger et dokument i biblioteket som du ønsker å ha med i en sak. Gå til den aktuelle saken. Klikk på saken i årsplanen (som vist i filmen under) eller *klikk på sakFå lesere

• Lenke til annen sak eller dokumentplassering

  I Styreplan kan du i en saksbeskrivelse/protokolltekst henvise til andre saker og dokumenter som er registrert i Styreplan. Dette gjøres ved å sette inn en intern lenke. Gruppemedlemmene kan klikke på lenken du legger inn, og tas da direkte til saken eller dokumentet du refererer til. I eksempelet under viser vi hvordan det gjøres i saksbeskrivelsen. Hvordan lage link til eksisterende sak eller dokument Rediger saFå lesere

• Flytte en sak til et annet møte

  Du kan flytte en sak til et annet møte. Forutsetning: Du vil kun få lov til å velge blant møter som* ikke er avholdt*. Slik flytter du saker til andre møter Klikk deg inn på saken som skal flyttes Klikk på menyen ute til høyre for saksnavnet (tre prikker) Velg Flytt Klikk i feltet Velg møte Velg møte og klikk FLYTTFå lesere

• Sende melding til møtedeltakere

  Du kan sende ut varslinger til deltakere på et møte via møtets hovedmeny. Praktisk hvis du vil gi beskjed om at du har lastet opp nye saksdokumenter! Slik sender du melding til gruppemedlemmene Gå til møtet og åpne møtemenyen Velg Send melding til deltakere Skriv din beskjed, og huk av for de du vil skal motta meldingen Trykk Send De du har valgt å sende til får en e-post som inneholder din beFå lesere

• Lage avstemninger

  Du kan opprette en eller flere avstemninger på saker i møter, hvis du ønsker å gjennomføre avstemningene elektronisk. Hvordan opprette en avstemning Gå inn på saken i møtet Klikk på Ny avstemning-boblen, eller velg Ny avstemning i sakens meny Fyll inn info om avstemningen - tittel, beskrivelse, svaralternativer Klikk på LAGRE Gå til arkfane AVSTEMNING for å administrere detteFå lesere

Under møtet

• Presentasjon av dokumentasjon i møte

  Presentasjonsmodus under møtetFå lesere

• Skriv protokoll fortløpende

  Du kan velge å skrive protokollen fortløpende under møtet. Det er ofte en fordel når saken/beslutningen er krevende og/eller krever konsensus. Protokollteksten vil da vises på skjermen og sikre enighet om formulering. Klikk deg inn på den aktuelle saken Klikk på menyikonet Velg Rediger referat Du kan velge Lim inn saksbeskrivelse for å hente saksteksten som er utarbeidet på forhånd Rediger oFå lesere

Etter møtet

Denne delen inneholder ingen artikler.