Generalforsamling med aksjeeierbok

Med en oppdatert aksjeeierbok er det enkelt å sørge for at alle aksjonærer innkalles og at alle aksjonærer representeres av en fysisk person. En aksjepost eies enten av en juridisk person eller en fysisk person. Denne aksjeposten må, uavhengig av persontype, representeres av et gruppemedlem (som alltid er en fysisk person).

I praksis betyr det at du i planleggingsprosessen **må **velge et gruppemedlem som har fullmakt til å stemme for aksjeposter som eies av en juridisk person (gruppemedlemmer **kan **også gis fullmakt til å stemme på vegne av andre fysiske personer).

Juridisk person er et rettssubjekt som ikke er en fysisk person, men en stat, kommune, fylkeskommune, selskap, institusjon, stiftelse, forening eller lignende. Kilde [Store norske leksikon](https://snl.no/juridisk_person)

Slik lager du en generalforsamling med aksjeeierbok

1. Opprett et møte for gruppen som har aksjeeierbok, fyll inn møteinfo og velg malsaker som vanlig
2. Deltakere: Velg hvilke gruppemedlemmer som skal delta på generalforsamlingen. Husk aksjelovens § 5-4 "Holdes generalforsamlingen som møte, skal styrelederen og daglig leder delta".
3. Representasjon: Her listes aksjonærene fra aksjeeierboken, og du kan velge hvem som representerer den enkelte aksjepost. Merk at én fysisk person kan velges til å representere flere aksjeposter/aksjonærer. Personer du velger her blir automatisk møtedeltakere og vil motta innkalling.
4. Dersom den fysiske personen (representanten) du skal innkalle ikke er gruppemedlem, velg Legg til nytt medlem og registrer navn og e-post. E-postinvitasjon til gruppen sendes automatisk slik at medlemmet kan logge inn.

5. Dersom du ikke vet hvilken fysisk person som skal innkalles: Når du velger Legg til nytt medlem henter Styreplan e-postadressen som står oppført på aksjonæren i aksjeeierboken. Velg denne for å sikre at det sendes møteinnkalling til aksjonæren.
6. Dersom du ikke har en e-postadresse som kan benyttes anbefaler vi at du undersøker nærmere og registrerer en e-postadresse på aksjonæren i aksjeeierboken, før du går videre. Aksjeloven krever at "... Generalforsamlingen innkalles ved skriftlig henvendelse til alle aksjeeiere med kjent adresse. ...". Dersom e-postadresse er ukjent må innkallingen sendes på annet vis (f.eks. Posten).

Oppdatert på: 21/11/2024